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Outsourcing des Betriebs und der Wartung von Datencentern: Mythen und Realität

Anthony DeSpirito

Das Outsourcing von Betrieb und Wartung unternehmenskritischer Systeme wie z.B. Datacentern wird häufig als kostengünstige Option genutzt, um deren optimale Performance zu gewährleisten. Die Auslagerung des Datacenter-Betriebs an einen externen Dienstleister mit umfassendem Know-how bietet Vorteile wie höhere Ausfallsicherheit, bessere Kapazitätsauslastung, nachprüfbare Programmstandards, längere Lebensdauer der Anlagen sowie höhere Energieeffizienz.

Bei Ihren Überlegungen, ob sich Outsourcing auch für Ihr Unternehmen lohnen könnte, werden sie wahrscheinlich auf eine Reihe von Mythen und Irrtümern stoßen. In dem ein oder anderen Fall mögen sich diese als zutreffend erweisen, das sind aber nur die wenigen Ausnahmen der Regel. Der Mythos entsteht in dem Moment, wenn Outsourcing-Gegner ein Worst-Case-Szenario zum wahrscheinlichsten Fall erklären.

Stellen wir also die häufigsten Mythen und Irrtümer auf den Prüfstand.

Das Outsourcing von Datacenter-Betrieb und -Wartung ist zu teuer 

Bei der Kostenbewertung vergleichen die Kunden in der Regel den Outsourcing-Vertrag mit den Kosten für die laufenden Betriebskosten ihres Datacenters. Oft zeigt sich allein schon dabei, dass Outsourcing Kosteneinsparungen bringt. Es müssen aber noch eine Reihe weiterer Faktoren in diesem Zusammenhang berücksichtigt werden.

So sind Datacenter nie statisch, sondern verhalten sich vielmehr wie hochdynamische Ökosysteme. Sie sollten also diese ständigen Veränderungen in die Kosten für das interne Management des Datacenters einrechnen und erst dann einen Vergleich mit der Flexibilität und dem Preismodell des Outsourcing-Angebots anstellen. Wenn die betrieblichen Herausforderungen der Datacenter-Umgebung im Laufe der Zeit komplexer werden, können Sie unter Umständen noch größere Einsparungen erzielen.

Kostenvermeidung anstatt direkter Kosteneinsparungen ist häufig auch ein überzeugender finanzieller Anreiz. Ein Outsourcing-Unternehmen mit umfassender Betriebs-Expertise und ausgezeichneten Wartungsprozessen kann beispielsweise die Lebensdauer Ihrer Kühlinfrastruktur verlängern und damit einen erheblichen Kostenaufwand vermeiden.

Achten sie darauf, dass Sie vom Outsourcing-Anbieter nur das einkaufen, was Sie wirklich benötigen. Viele bieten Pakete mit umfangreichen Serviceleistungen, die Sie gar nicht alle brauchen. Suchen Sie sich einen Geschäftspartner, der gemeinsam mit Ihnen sein Angebot flexibel an Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen anpasst und Sie bei der Erreichung Ihrer Kostenziele unterstützt.

Beachten Sie auch, dass der Kostenfaktor zwar eine Rolle beim Outsourcing spielt, häufig aber gar nicht der wichtigste ist. Weitere Gründe, warum sich Unternehmen für Outsourcing entscheiden, sind die Erfüllung von Performance-Zielen, die Einhaltung von Vorschriften, mangelndes internes Know-how, ineffektive Inhouse-Tools und -Prozesse sowie die Notwendigkeit, die internen Ressourcen für strategisch wichtigere Unternehmensziele einzusetzen. Alle diese Faktoren haben einen Stellenwert für das Unternehmen, der in die Kostenrechnung einfließen sollte.

Outsourcing macht den Datacenter-Betrieb intransparent

Ihr Outsourcing-Partner sollte integraler Bestandteil Ihres Teams sein und damit die Transparenz sicherstellen. Der Anbieter sollte technische und finanzielle KPIs (Key Performance Indicators) erfassen und diese betrieblichen Schlüsselkennzahlen in vereinbarten Abständen oder in Echtzeit vorlegen. Zudem sollte Ihr Dienstleister offen für Ihren Input sein, der eine effizientere Planung ermöglicht, wie beispielsweise Roadmaps für Serviceanforderungen oder Budgetprognosen. Eine grundsätzliche Forderung ist, dass der Outsourcing-Partner Tools und Systeme bereitstellt oder nutzt, die den ungehinderten Austausch von Informationen über die Betriebsperformance des Datacenters und über seine eigene Performance ermöglichen.

Outsourcing führt zum Verlust der Kontrolle über das Datacenter

Kontrollverlust dürfte speziell für die Kunden ein Thema sein, die ihre Datacenter-Umgebung nach wie vor intern managen, aber Teile der technischen Infrastruktur des Datacenters, beispielsweise Stellflächen für IT- und OT-Systeme, ausgelagert haben. Um dieses Problem zu lösen, benötigen Sie einen Programm Manager, Direktor oder Projektleiter aus Ihren eigenen Reihen, der unmittelbar in das Team des externen Dienstleisters integriert ist und weisungsbefugt ist. Damit wird das Outsourcing-Team in den gesamten Betrieb der Datacenter-Umgebung so eingebunden, dass Sie die Kontrolle behalten.

Outsourcing erhöht das Risiko 

Bei Outsourcing-Entscheidungen werden häufig vermeintlich höhere Sicherheits- und Geschäftsrisiken als wichtiges Gegenargument angeführt, das Provider, die ausgereifte und praxisbewährte Services bieten, ganz leicht widerlegen können. Wenn diese Outsourcing-Provider eigene Mitarbeiter einsetzen, anstatt Subunternehmer zu beauftragen, werden sie diese Bedenken rasch zerstreuen. Sie können so gewährleisten, dass die Mitarbeiter entsprechend geschult sind und Zertifizierungen für Best-Practices, Einhaltung von Standards, Technologien und Prozesse besitzen. Sie können auch Background-Checks aller Mitarbeiter durchführen, die die internen Standards des Kunden erfüllen oder übertreffen. Zudem kann die Beschäftigung der eigenen Mitarbeiter des Kunden im Rahmen des Outsourcing-Vertrags zur Risikominimierung beitragen.

Outsourcing setzt meine Markenreputation aufs Spiel

Marken-Compliance und -Schutz können ähnlich wie Sicherheitsrisiken Anlass zu Bedenken geben. Das Markenrisiko bezieht sich auf einen potenziellen Finanz- und Reputationsschaden durch einen Vorfall mit unmittelbarer Wirkung auf Ihre Kunden wie beispielsweise ein Datacenter-Ausfall. Outsourcing-Anbieter können dieses Risiko durch den Abschluss von SLAs (Service Level Agreement) ausräumen, die Ihrer Toleranz hinsichtlich dieses Markenrisikos Rechnung tragen. Sollten Ihre Kunden von einem Datacenter-Vorfall betroffen sein, der in die Zuständigkeit Ihres Outsourcing-Anbieters fällt, dann muss er das Problem mindestens so schnell und kompetent wie Ihr Team analysieren und lösen. In SLAs können die Reaktionszeiten und Service-Levels vereinbart werden, die angemessene Reaktionen auf derartige Ereignisse garantieren.

Laden Sie das E-Book „Wesentliche Komponenten für den Betrieb von Datacenter-Installationen“ herunter

Das erfolgreiche Management eines Datacenters ist eine komplexe Herausforderung, der nicht jeder gewachsen ist. Laden Sie unser kostenloses E-Book „Wesentliche Komponenten für den Betrieb von Datacenter-Installationen“ herunter, um sich zu informieren, welche Kompetenzen diese Aufgabe erfordert. Sie erfahren darin, wie Sie ein geeignetes Betriebs- und Wartungsprogramm für ein Datacenter zusammenstellen und ob Sie das dafür erforderliche interne Know-how besitzen.

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