Wat is eigenlijk de echte functie van het kantoor?

Sinds begin juni stellen wij de kantooromgeving open voor ongeveer 20% van onze medewerkers en dit gaat uiteraard op vrijwillige basis. De kwesties die mij nu bezighouden zijn: hoe nu op te schalen, tot welk niveau en in welk tempo? En wat is daarbij leidend, feedback van de werknemer, internationale richtlijnen van ons bedrijf of lokaal advies? Het mag duidelijk zijn dat bij alle stappen de RIVM-richtlijnen in acht worden genomen.

De overheid raadt momenteel aan waar mogelijk thuis te werken. Echter, zonder helderheid te geven over wanneer mensen weer terug kunnen naar kantoor en onder welke voorwaarden. Dit maakt het lastig om een duidelijk beleid op te stellen over de terugkeer naar kantoor en je medewerkers helderheid te geven over het zogenaamde ‘nieuwe normaal’. Het maakt dat mensen onzeker zijn over wat nu kan of mag. Vanuit die onzekerheid zien we toch dat een afwachtende houding doorzet. Het proces om dit goed te managen is waarschijnlijk een vraagstuk waar veel werkgevers mee worstelen. Zeker ook omdat we nu leren dat thuiswerken voor veel mensen beter mogelijk is dan wellicht ooit gedacht en veel medewerkers niet terug willen of hoeven naar de oude situatie.

Het afwachtende zou ook iets Nederlands of Europees kunnen zijn. Ik hoor bijvoorbeeld vanuit Amerika vooruitstrevende berichten. Het is de vraag of je het er mee eens moet zijn, maar met name tech bedrijven geven daar wel helderheid. Zo hebben Google en Facebook al aangegeven dat medewerkers dit jaar niet terug hoeven te keren naar kantoor; bij Twitter mogen mensen zelfs altijd thuis werken als ze dat willen. Ook is er binnen deze sector al veel discussie hoe het ‘nieuwe normaal’ eruit moet zien en hoe een werkomgeving wordt ingericht. Een paar weken geleden las ik bijvoorbeeld in het FD dat sommige bedrijven kantoren helemaal gaan afschaffen, anderen gaan kijken naar meer kleinere en lokale kantoren of dat bedrijven hun kantoor geheel anders gaan inrichten.

Het brengt ons terug tot de vraag: waarvoor dient het kantoor? Wat brengt het ons en waarvoor willen of moeten we naar kantoor? Nu bij ons de eerste medewerkers af en toe terugkeren naar kantoor, zien we dat met een bezetting van rond de 20% mensen niet vinden wat zij verwachten van het kantoor. In het kort zou ik zeggen dat ze de “sociale” functie missen, en tevens de functie “co-creatie” om snel met collega’s in project- of teamverband voortgang te boeken of tot oplossingen te komen.

De zoektocht is dus welke kritische massa je nodig hebt om de sociale functie te vervullen en tevens wat dit voor de kantine of andere sociale “ hangplekken” betekent. De klassieke vergaderzalen zijn op haar retour. We zullen meer na moeten denken over plekken waar we elkaar ontmoeten en hoe we toch het creatieve proces op gang brengen, zonder altijd fysiek bij elkaar in een ruimte te zitten. Of zijn we ook al zo ver, net als sommige Amerikaanse bedrijven, dat we het kantoor afschaffen en het nieuwe normaal volledig thuiswerken wordt?

Ik verwacht niet dat het mogelijk en wenselijk is voor ons om 100% thuis te werken voor het voltallig personeel. Wij zullen na moeten denken voor wie het past en niet zal passen en hoe we nieuwe mogelijkheden creëren om toch de sociale functie van het kantoor te behouden. Het is echter duidelijk dat de stap naar op grotere schaal thuiswerken is genomen en we waarschijnlijk niet teruggaan naar de situatie voor maart van dit jaar.

Het nieuwe normaal betekent in ieder geval dat we met 50% minder kantoorruimte de toekomst in kunnen en de functie van kantoor in het “nieuwe normaal” aangepast moet worden tot een plek waar door samenwerken en interactie waarde voor de klant wordt gecreëerd. Bovendien, als alle bedrijven hun thuiswerk- en terug-naar-kantoor beleid goed onder de loep nemen, kunnen we samen op een blijvende manier ons steentje bijdragen aan CO2 reductie. Laten we proberen te voorkomen dat de lucht boven Europa weer net zo snel vervuild is als voor de huidige crisis als in China al het geval is.